Conway NV is dé specialist voor ‘on-the-go consumptie’. De visie is om your most convenient partner te zijn voor haar klanten die consumenten het gemak van consumptie onderweg bieden. Denk aan benzinestations, supermarkten en kruideniers, tabak- en dagbladwinkels, pretparken en bioscopen.
September 2023 werd onder leiding van Silke Boeykens (Facility & Safety) gestart met de implementatie van het Axxerion FMIS platform op de locaties Temse en Courcelles voor de magazijnen en de kantoorgebouwen. De logistieke sites en kantoren wil men in optimale conditie houden. Om dit tot stand te brengen dienden meerdere processen gestructureerd te verlopen.
Fase 1 ging in hoofdlijnen om de volgende onderwerpen:
Dat klinkt heel overzichtelijk maar door de grootte van de sites, het forse aantal assets (ruim 10.000) en de hoeveelheid daaruit voortkomende werkzaamheden zijn hier dagelijks zowel intern als extern de nodige personen bij betrokken. Intern werkt een FM-team van 6 personen en extern zijn circa 200 vaste leveranciers actief.De FM-afdeling heeft alle processen nu onder controle met het Axxerion FMIS platform. Voorheen werden voornamelijk email en Excel hiervoor ingezet wat tot de nodige onduidelijkheden, fouten en tijdverspilling kon leiden.
De (ver)storingen op kantoor en in de magazijnen worden waar mogelijk via een QR-scan gemeld. Van de meest belangrijke assets is een QR-code bij de ruimte/zone dan wel op de asset aanwezig om melden makkelijk mogelijk te maken.
Via (o.a.) de smartphone kan de melder de QR-code scannen. In het geval dat een ruimte/zone wordt gescand, komen alle daar aanwezige assets tevoorschijn en kan de gewenste asset gekozen worden om op te melden. Wanneer het om zeer specifieke assets gaat die zeer belangrijk zijn in de logistieke- of kantoorprocessen is ook op die specifieke assets een QR-code aanwezig waarop rechtstreeks gemeld kan worden.
Als een werk niet intern door de handyman opgelost kan worden, zal het doorgezet worden naar de bij het type werk horende ‘voorkeursleverancier’ of het gaat direct naar de bij de asset vastgelegde ‘contractleverancier’. De leverancier ontvangt dan een bestelbon met een unieke referentie (werkordernummer). Deze referentie dient de leverancier verplicht op aan het werk gerelateerde facturen te plaatsen zodat bij inboeking van de factuur bij de boekhouding helder is bij welke werken dit hoort. In Axxerion wordt door FM bij het werk (werkorder) vooraf ook de kost vastgelegd van een offerte zodat er gecheckt kan worden of bedragen overeenkomen en een factuur betaalbaar gesteld kan worden. Zo houdt men ook kostentechnisch grip op de zaken.
Er zijn verder op de locaties vele activiteiten die periodiek keer op keer terugkomen zoals inspecties, keuringen en preventieve onderhouden. Alle relevante werkzaamheden op deze activiteiten zijn in kaart gebracht door Conway en geïmporteerd met startdata, contractleveranciers, assets, locatie, frequentie, etc. Die informatie vormden de basis voor het vullen van de onderhoudsschema’s bij alle activiteiten. In de daaropvolgende stap werden vanuit de aangemaakte onderhoudschema’s de bijbehorende werkorders gegenereerd. Ingesteld is dat activiteit (= werkorder) 30 dagen voordat de activiteit plaats moet hebben gevonden uit wordt gestuurd naar de uitvoerende leverancier.
Deze krijgt een bestelbon met de unieke referentie en zal per email naar een specifiek hiervoor opgesteld adres haar communicatie en rapportages, attesten, etc. aanleveren. Axxerion leest deze emailbox met vaste frequentie ieder kwartier uit en verwerkt de data van eventueel binnengekomen emails. Zo kunnen rapportages, attesten, foto’s, etc. die bij een email zijn meegestuurd ook vastgelegd worden bij de betreffende werkorder zodat alles vanuit de betreffende activiteit gevolgd kan worden en je niet op meerdere verschillende plaatsen moet gaan kijken. Alles op 1 plek.
Voor het bestellen van kantoorartikelen is een eenvoudig 3 stappen bestelproces opgezet zodat medewerkers in een handomdraai hun artikelen kunnen bestellen en er niet weer ‘losse’ e-mails hiervoor op de FM-afdeling afgevuurd worden.
Er is ook sprake van een scheiding van de locaties Courcelles en Temse en het Axxerion platform is in het Nederlands en Frans opgezet (standaard) dus de gebruiker kan zelf zijn/haar voorkeurstaal instellen.
Een koppeling met AFAS HR software zorgt ervoor dat nachtelijks nieuwe personeelsleden in Axxerion komen en zo geüpdatet te worden over zij die uit dienst gaan of nieuw in dienst komen. In beide gevallen wordt een activiteit klaargezet zodat actie ondernomen kan worden om zaken uit te geven dan wel in te nemen en andere punten op orde te maken voor de medewerker.
Single Sign On (Azure) zorgt ervoor dat medewerkers niet separaat te hoeven inloggen in Axxerion. Inloggen op het bedrijfsnetwerk is voldoende.
Ook het volledige wagenparkbeheer (ruim 100 leasingvoertuigen) wordt beheerd in Axxerion. Hierbij heeft elke wagen zijn unieke fiche met alle technische gegevens die Facility nodig heeft om te rapporteren aan HR en Boekhouding voor de correcte fiscaliteit te kunnen berekenen. Iedere wagen wordt gekoppeld aan een bestuurder, die op zijn beurt gekoppeld is aan een AFAS profiel. Bij iedere aanpassing van bestuurder en/of wagen, worden alle betrokken afdelingen automatisch op de hoogte gebracht door Axxerion.
Op deze manier worden 2 locaties met ruim 10.000 assets en een wagenpark van 100 voertuigen in optimale conditie gehouden en worden storingen gestructureerd afgehandeld. Het voordeel van het Axxerion platform is dat afdeling Facility bij Conway nu een beter overzicht heeft dan ooit tevoren. Alle openstaande werken zijn netjes opgelijst en gekoppeld aan assets, waardoor ook steeds op de assetfiches een historiek kan geraadpleegd worden over herstellingen die hierop gebeurd zijn, de opvolging van periodieke onderhouden, enz.
Sinds het gebruik van het Axxerion FMIS platform, heeft ‘Facility’ alle uitgaven beter onder controle en worden keuzes bewuster gemaakt. Momenteel worden er nog aanvullende onderwerpen geïmplementeerd. De ambitie is er om, eens het platform in België volledig op punt staat, deze ook in Nederland te gaan uitrollen.
Een ‘high five’ is voor dit project zeker op zijn plaats!
NL: info@axxerionsoftware.nl | (binnenkort nieuw) Hurksestraat 64, 5652AL Eindhoven
BE: info@axxerion.be | Schaliënhoevedreef 20 T (verdiep 14), 2800 Mechelen