Contracten. Iedereen heeft ze. Vaak wordt contractbeheer gebruikt om ‘slechts’ het administratieve deel vast te leggen zoals startdata, opzegdata, leveranciersnaam en wellicht het document ingescand maar dat is eigenlijk geen beheer. Naast die data is het van belang juist de inhoud van die contracten te gaan uitvoeren en controleren op de uitvoering door leveranciers of door u.

Hierop richt ons platform zich bij Contractbeheer, de uitvoering van de inhoud van contracten uitvoeren, sturen en controleren.

Hulpmiddelen als Excel, Outlook, ingescande documenten op een gedeelde schijf, etc. zijn prima voor een paar contracten maar bij meer contracten kun je al snel lelijk de fout in gaan met de nodige werkzaamheden en kosten als gevolg.

Ook Contractmanagement is een standaard (zonder meerprijs) module binnen het platform die met een beperkte instellingen al voldoende mogelijkheden biedt. De kunst is om deze goed te laten samenwerken met de andere modules waarin u de ‘uitvoering’ van contracten kunt regelen en controleren middels workflow voor bijvoorbeeld periodiek onderhoud, terugkerende keuringen en inspecties, etc.

Via notificaties en taken gebaseerd op bij het contract ingestelde tijdstippen en frequenties worden betrokkenen tijdig op de hoogte gehouden van uit te voeren acties. Mocht iets toch niet tijdig worden opgepakt dan wordt automatisch geëscaleerd naar een betrokkene. In het geval van verlof van een collega kan tijdelijk gedelegeerd worden.

Clausules en belangrijke data kunnen gemarkeerd worden. Zo kunt u op een later moment snel in het contract zoeken. Per categorie bepaalt u welke gegevens worden vastgelegd bij (ver)huur-, onderhouds, keuring-, inspectie-, technische contracten, etc.

Middels autorisatie kunnen betrokkenen enkel de voor hen relevante contracten inzien. Het contract wordt vastgelegd, maar ook alle bijbehorende correspondentie en bijlagen. Genereren van eigen ‘standaard contracten’ d.m.v. op te nemen templates is ook mogelijk. Digitale ondertekening is daarbij eveneens beschikbaar.