Deze korte klantcase betreft een Belgische property owner die zelf de property manager rol op zich neemt. Zij bezit en exploiteert in België en het buitenland woningen, appartementen, winkels, warehouses, gronden, kantoren, parkeergarages en plaatsen, etc. Momenteel behelst dit alles zo’n 2000+ objecten van appartementen tot warehouses verdeeld over een 20-tal vennootschappen (administraties). De ‘Commercial Property Management’ software suite van Axxerion vormt de basis voor alle processen rondom dit vakgebied.
Het proces start bij deze klant met een nieuw huurcontract. In Axxerion wordt gestructureerd het hele proces via een geautomatiseerde workflow gedirigeerd waarbij iedere ‘deelnemer’ zijn of haar taak uitvoert. Het resultaat is een automatisch gegenereerd huurcontract in MS-Word met alle benodigde ‘standaard’ contractonderdelen en waar ruimte bestaat voor eventuele extra afspraken of clausules. Het gaat daarna in PDF direct door naar de huurder voor ondertekening. Deze kan zelf het manueel of digitaal getekende document uploaden op het standaard aanwezige huurdersportaal van Axxerion maar in dit geval werkt de klant nog via email. Het getekende huurcontract is via de standaard aanwezige ‘Document Management’ module overal door het systeem, waar u ook wenst, direct beschikbaar.
Configureren van de property management processen betekent natuurlijk niet het wiel opnieuw uitvinden en vanaf nul beginnen. Best practices van allerhande commercial property management processen zijn in de software standaard aanwezig om meteen te kunnen gebruiken of aan te passen aan de door de klant gehanteerde werkwijzen. Zie hiernaast een voorbeeld van een proces ‘aangaan nieuwe verhuur’ uitgewerkt in een workflow.
Meerdere ‘sub stappen’ worden hier gestructureerd doorlopen in het proces tot ingebruikname door de huurder. Van het tot stand komen van de huurovereenkomst tot een plaatsbeschrijving, van de totstandkoming van de eerste huurfactuur tot een sleuteloverdracht, etc.
Voor een huurmutatie of huuropzegging worden andere workflows opgestart waarbij specifieke sub stappen gestructureerd doorlopen worden en de medewerker de taken op het juiste moment voorgesteld krijgt en niet zelf hoeft te kijken wat hij/zij nu precies en wanneer moet gaan doen.
Nadat de huur en bewoning is gestart, komen de terugkerende werkzaamheden aan bod zoals periodieke facturatie (factuurruns), indexatie, etc. Allemaal activiteiten die in de standaard aanwezige modules kunnen worden uitgevoerd. Hiervoor kan weer gebruik worden gemaakt van de best practices maar die kunnen ook aangepast worden aan de wensen van de klant.
Nadat een factuurrun heeft plaatsgevonden wordt deze data direct verstuurd naar het boekhoudsysteem van de klant, daar wordt e.e.a. verder opgevolgd. Voor Axxerion maakt het niet uit met welk boekhoudsysteem uitgewisseld moet worden.
Huurders hebben in hun objecten natuurlijk ook probleempjes. Bij deze klant worden ze eenvoudig gemeld en gaan dan automatisch door naar de voor de locatie verantwoordelijke property manager. Moet een aannemer het probleem oplossen, dan zal deze een werkopdracht met uniek nummer ontvangen waarop gefactureerd kan worden. Qua documentvoorziening komen o.a. alle documentatie, facturen, brieven en overige communicatie tot stand in Axxerion middels templates. Ook hier is er een uniforme structuur opgezet. Alles is overal en altijd beschikbaar in Axxerion.
Alle energiemeters zijn aanwezig in Axxerion middels het EAN nummer en de koppeling aan een property. Energiemeterstanden kunnen manueel en geautomatiseerd bijgehouden worden.
Vanwege het internationale karakter van deze klant is de gehanteerde taal binnen deze Axxerion omgeving Engels maar standaard zijn ook Nederlands en Frans beschikbaar of u gebruikt de drie talen eenvoudigweg door elkaar.
Er valt uiteraard nog veel meer te vertellen. U wilt uw mogelijkheden en voordelen van Axxerion Commercial Property Management weten of u heeft andere vragen? Bericht ons via de contactpagina!
NL: info@axxerionsoftware.nl | Hurksestraat 64, 5652AL Eindhoven
BE: info@axxerion.be | Schaliënhoevedreef 20 T (verdiep 14), 2800 Mechelen